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Qualifizierungs-Management mit smarten Genehmigungs-Prozessen
Ein effizientes und flexibles Genehmigungs-Workflow-System im LMS spart Zeit, vereinfacht Prozesse und sorgt dafür, dass Weiterbildungsmaßnahmen reibungslos geplant und umgesetzt werden. Unser LMS bietet eine Vielzahl an Optionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind, die sowohl interne als auch externe Schulungsangebote verwalten.
Flexible Workflows für anspruchsvolle Trainingsorganisationen
Effizientes Trainingsmanagement und gezielte Qualifizierung der Mitarbeitenden sind zentrale Elemente, um in einem dynamischen Geschäftsumfeld wettbewerbsfähig zu bleiben. Flexible Genehmigungs-Workflows spielen hierbei eine Schlüsselrolle: Sie ermöglichen eine schnelle, passgenaue und transparente Entscheidung über Weiterbildungsvorhaben und tragen dazu bei, dass Schulungsmaßnahmen ohne unnötige Verzögerungen und administrative Hürden umgesetzt werden können.
Gerade in Unternehmen mit vielfältigen Schulungsbedarfen und unterschiedlichen Budgetverantwortlichkeiten sind Genehmigungs-Workflows entscheidend, um Verantwortlichkeiten klar zu regeln und die Prozesse für interne und externe Trainingsangebote optimal zu steuern.
Führungskräfte und HR-Teams können individuell festlegen, wann Genehmigungen erforderlich sind – etwa bei kostenintensiven Präsenzschulungen oder externen Bildungsmaßnahmen. Für digitale Lernangebote oder Schulungen, die spezifische Gesundheits- und Präventionsthemen fördern, können Genehmigungsprozesse entsprechend vereinfacht werden, um die Teilnahme zu erleichtern.
Ein moderner Genehmigungs-Workflow kann zudem Abwesenheitsregelungen, Eskalationsstufen und Budgetprüfungen enthalten, sodass wichtige Qualifizierungsmaßnahmen auch in komplexen Organisationen zügig und reibungslos bewilligt werden.
Flexible Genehmigungs-Prozesse in einem Learning Management System (LMS) bieten die notwendige Transparenz und Kontrolle und unterstützen gleichzeitig die strategische Personalentwicklung sowie das Kostenmanagement.
So werden Weiterbildungsbudgets effizient und zielgerichtet eingesetzt, um die Kompetenzen der Mitarbeitenden bestmöglich zu fördern.
Flexible Genehmigungs-Workflows für unterschiedliche Anforderungen
Ob es sich um eine interne Schulungsmaßnahme oder eine externe Weiterbildung handelt – ein modernes LMS bietet verschiedene Optionen für flexible Genehmigungsprozesse. So kann jede Maßnahme genau den richtigen Prüfprozess durchlaufen und optimal verwaltet werden.
Genehmigungsworkflows für interne Bildungsangebote:
- Genehmigungsfreie Teilnahme für interne Schulungen
Mitarbeitende können unkompliziert und ohne zusätzliche Genehmigung auf bestimmte interne Schulungen zugreifen, besonders bei niedrigschwelligen Online-Angeboten. Das steigert die Teilnahmebereitschaft und fördert die Lernkultur im Unternehmen.
- Stille Zustimmung durch die Führungskraft
Bei bestimmten Schulungsanfragen kann die Führungskraft eine „stille Zustimmung“ geben. Nach einer Benachrichtigung über den Weiterbildungswunsch kann die Führungskraft Einwände innerhalb eines festgelegten Zeitraums erheben. Ohne Reaktion wird die Anfrage automatisch genehmigt – ideal für eine effiziente und unbürokratische Handhabung.
- Einfacher Genehmigungsprozess per Klick
Für kostenintensivere oder ressourcenintensive Kurse können Führungskräfte die Teilnahme per Klick genehmigen oder ablehnen, um so eine gezielte und transparente Budgetverwaltung sicherzustellen.
Genehmigungsworkflows für externe Kurse & Trainings:
Für externe Schulungen, wie z. B. Fortbildungen bei Drittanbietern, bietet das LMS spezialisierte Genehmigungsprozesse. Mitarbeitende können ihren Weiterbildungswunsch direkt im Lernportal einreichen, indem sie ein Formular mit allen wichtigen Kursinformationen ausfüllen:
- Detaillierte Kursangaben durch Mitarbeitende
Mitarbeitende geben im Antragsformular die Art der Schulung, Inhalte, Termin, Dauer, Preis sowie weitere Details ein. Hier kann auch eine Kursbeschreibung als PDF hochgeladen oder eine URL mit weiteren Informationen zur Schulung verlinkt werden.
- Automatische Weiterleitung und Prüfung durch die Führungskraft
Sobald der Antrag abgesendet ist, wird die verantwortliche Führungskraft oder die HR-Abteilung im LMS benachrichtigt und kann den Antrag direkt im System prüfen und genehmigen. So bleibt der Prozess übersichtlich und effizient.
- Mehrstufige Genehmigungsprozesse für externe Anfragen
Für externe Maßnahmen, die möglicherweise mehrere Genehmigungsstufen benötigen, ermöglicht das LMS die Konfiguration mehrstufiger Workflows. Beispielsweise kann festgelegt werden, dass mehrere Entscheidungsträger eine Anfrage prüfen müssen oder dass die Genehmigung durch mindestens eine von mehreren berechtigten Personen erfolgen muss. Damit ist sichergestellt, dass komplexe Anfragen angemessen geprüft werden und alle relevanten Stakeholder einbezogen sind.
- Vertretungsregelungen und Eskalationen bei Abwesenheit
Wenn die genehmigende Person abwesend ist, kann eine Vertretung automatisch benachrichtigt werden. Sollte die verantwortliche Person nicht reagieren, wird der Antrag eskaliert und eine weitere Person im Genehmigungsprozess informiert. Dies vermeidet Verzögerungen und sichert die rechtzeitige Bearbeitung der Anfrage.
Berücksichtigung des Weiterbildungsbudgets im Genehmigungsprozess
Ein modernes LMS unterstützt Führungskräfte zusätzlich durch die Integration von Weiterbildungsbudget-Informationen direkt in den Genehmigungsprozess.
- Automatische Anzeige des Budgetstatus
Sobald eine Genehmigungsanfrage eingereicht wird, stellt das LMS automatisch den aktuellen Status des relevanten Weiterbildungsbudgets zur Verfügung. Die Führungskraft erhält sofort einen Überblick darüber, ob das Budget für die entsprechende Abteilung, den einzelnen Mitarbeitenden oder die gesamte Unternehmenseinheit bereits ausgeschöpft ist. So kann die Entscheidung zur Genehmigung gezielt und budgetorientiert getroffen werden.
- Reporting-Tools zur Budgetkontrolle
Zusätzlich zur automatischen Anzeige im Genehmigungsprozess bietet das LMS ein umfassendes Reporting-Tool, mit dem Führungskräfte jederzeit Einblick in das Weiterbildungsbudget und dessen aktuelle Nutzung haben. Dies erleichtert die Planung künftiger Maßnahmen und stellt sicher, dass das Budget effektiv und nachhaltig eingesetzt wird.
- Transparente und nachvollziehbare Budgetverwendung
Die Möglichkeit, Budgetinformationen in Echtzeit zu prüfen, gewährleistet eine transparente und gut dokumentierte Weiterbildungsplanung. Unternehmen können so sicherstellen, dass Ressourcen effizient genutzt und Schulungsentscheidungen gut fundiert getroffen werden.
Verifizierung und Anerkennung extern erworbener Qualifikationen
Nach erfolgreichem Abschluss einer externen Schulungsmaßnahme sollen Mitarbeitende die Möglichkeit haben, ihre neuen Qualifikationen im LMS einzureichen, sodass diese offiziell anerkannt und in ihrer Qualifikationsübersicht gespeichert werden.
- Upload von Teilnahme- und Abschlussnachweisen
Mitarbeitende können direkt im LMS-Portal Nachweise wie Teilnahmezertifikate oder Abschlussdokumente hochladen. Diese werden in ihrem Profil gespeichert und sind somit jederzeit abrufbar.
- Prüfung und Bestätigung durch Führungskraft oder HR
Die Führungskraft oder ein Vertreter der HR-Abteilung erhält eine Benachrichtigung über den hochgeladenen Qualifikationsnachweis. Nach Prüfung und Bestätigung des Dokuments wird die Qualifikation offiziell anerkannt und den Kompetenzen des Mitarbeitenden hinzugefügt.
- Transparente Übersicht und Dokumentation
Durch die lückenlose Verknüpfung der Qualifikationen mit den Weiterbildungsmaßnahmen im LMS bleibt die Kompetenzentwicklung transparent und für alle Beteiligten nachvollziehbar. Führungskräfte und HR-Teams können die Fortschritte und den Qualifikationsstatus der Mitarbeitenden jederzeit einsehen und gezielt auf das Wissen und die Fähigkeiten im Team zugreifen.
Flexibilität und Effizienz mit maßgeschneiderten Genehmigungs-Workflows
Kontakt und weitere Informationen
Mit den umfassenden Genehmigungs-Workflows von TCmanager® LMS wird die Verwaltung interner und externer Weiterbildungsanfragen nicht nur einfacher, sondern auch flexibler. Die Transparenz der Workflows und die Möglichkeit zur nahtlosen Integration neuer Qualifikationen sorgen dafür, dass die Weiterbildungsziele Ihrer Mitarbeitenden und des Unternehmens optimal gefördert werden.
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Seit 1998 ist SoftDeCC ein enger Partner führender Trainingszentren und Akademien. Wir verfügen über einen einzigartigen Erfahrungsschatz im Umgang mit immer neuen Anforderungen.
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