Tipps & Methoden für den LMS-Austausch

Strategien für den erfolgreichen Austausch eines LMS

Kontinuierliche Verbesserungen und Anpassungen sind heute unerlässlich. Das gilt auch im Bereich der professionellen Bildung. Unterstützung durch Lerntechnologie, z. B. Learning Management Systeme (LMS) spielen dabei eine entscheidende Rolle.

Doch wie erkennt ein Unternehmen, wann der richtige Zeitpunkt für den Austausch seines LMS gekommen ist, und wie kann dieser Prozess erfolgreich durchgeführt werden? Dieser Artikel untersucht die Gründe für den LMS-Austausch, die Erkennung des optimalen Zeitpunkts und präsentiert Methoden und Know-how zur Bewertung, Planung und Durchführung dieses wichtigen Projekts.

Gründe für den LMS-Austausch

Zeitplanung

Vorgehensweise

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Evaluierung und Planung des LMS-Austauschs

Bewährte Methoden

Zusammenfassung

Checkliste

Gründe für den LMS-Austausch

Technologisch veraltet

Eines der Hauptmotive für den Austausch eines LMS ist die technologische Veraltung. Wenn Ihr aktuelles LMS nicht mehr in der Lage ist, mit den neuesten technologischen Entwicklungen und Anforderungen Schritt zu halten, ist ein Wechsel unumgänglich. Dies kann sich negativ auf die Nutzererfahrung und die Effizienz auswirken.

Unzureichende Funktionalität

Das LMS sollte die Bildungsziele Ihres Unternehmens effektiv unterstützen. Wenn es an notwendigen Funktionen oder Anpassungsmöglichkeiten mangelt, kann dies die Leistungsfähigkeit beeinträchtigen.

Nutzerzufriedenheit

Die Meinungen und Rückmeldungen der Benutzer sind ein wichtiger Faktor. Wenn die Mitarbeiter oder Lernenden Unzufriedenheit äußern oder das LMS nur unzureichend nutzen, ist dies ein deutliches Zeichen für einen möglichen Austausch.

Kosten und Skalierbarkeit

Die Kosten für Wartung und Lizenzgebühren sowie die Skalierbarkeit des LMS sind entscheidende Überlegungen. Ein veraltetes LMS kann teuer sein und die zukünftige Unternehmensentwicklung behindern.

Zeitplanung

Der richtige Zeitpunkt für den LMS-Austausch hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die oben genannten Gründe. Zusätzlich sollten Unternehmen Ressourcen für folgene, teils zeitaufwendige Aspekte einplanen:

Erfassung von Nutzerfeedback

Regelmäßiges Feedback der Lernenden und anderer Nutzer ist entscheidend. Ein signifikanter Anstieg negativer Rückmeldungen kann auf Probleme hinweisen. Feedback kann direkt in Lernportalen abgegeben werden.

Leistungsanalyse

Verfolgen Sie die Lernleistung und die Effektivität des aktuellen LMS. Sinkende Erfolgsquoten oder Produktivität könnten auf ein Problem hinweisen.

Technologische Entwicklungen

Bleiben Sie auf dem Laufenden über neue Technologien und Entwicklungen im Bereich E-Learning. Wenn Ihr LMS nicht mehr mithalten kann, sollten Sie handeln.

Compliance und Sicherheit

Änderungen in den Vorschriften und Sicherheitsanforderungen können den Bedarf an einem LMS-Austausch erhöhen.

Lernen Sie TCmanager® LMS kennen

Vorgehensweise

Der Austausch eines LMS ist ein komplexes Projekt. Eine strukturierte Vorgehensweise ist beim Austausch eines Learning Management Systems (LMS) aus mehreren Gründen wichtig:

Effiziente Ressourcennutzung: Eine strukturierte Vorgehensweise ermöglicht eine effiziente Nutzung von Zeit, Geld und personellen Ressourcen. Sie hilft dabei, klare Ziele zu setzen, Prioritäten zu definieren und unnötige Verschwendungen zu vermeiden.
Sicherstellung der Anforderungserfüllung: Durch eine strukturierte Vorgehensweise können die Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder genau ermittelt und in den Planungsprozess einbezogen werden. Dies minimiert das Risiko von Fehlinvestitionen.
Qualitätskontrolle: Eine strukturierte Vorgehensweise ermöglicht die Definition von Qualitätsstandards und die Überwachung der Umsetzung. Dadurch wird sichergestellt, dass das neue LMS den gewünschten Qualitätsanforderungen entspricht.
Klare Kommunikation: Eine strukturierte Vorgehensweise fördert die klare Kommunikation innerhalb des Projektteams und mit den Stakeholdern. Dies trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand zu halten.
Risikomanagement: Die strukturierte Vorgehensweise ermöglicht die Identifizierung und Bewertung von Risiken, die den LMS-Austausch beeinflussen könnten. Dies ermöglicht es, Risikomanagementstrategien zu entwickeln und Probleme proaktiv anzugehen.
Nachvollziehbarkeit: Eine strukturierte Vorgehensweise dokumentiert alle Schritte im LMS-Austauschprozess. Dies ist entscheidend, um Entscheidungen nachvollziehbar zu gestalten, Audits zu ermöglichen und für zukünftige Referenzen zu sorgen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Bedarfsanalyse und Zielsetzung:

a. Versammeln Sie ein Team von Experten aus verschiedenen Abteilungen, darunter Bildung, Personalwesen und IT.

b. Definieren Sie klare Ziele für den LMS-Austausch. Diese könnten die Verbesserung der Lernergebnisse, die Kosteneffizienz, die Benutzerfreundlichkeit oder die Einhaltung von Vorschriften sein.
Nutzerbefragungen und Feedback:

a. Entwickeln Sie Fragebögen oder Leitfäden für Interviews, um gezieltes Feedback von Lernenden, Ausbildern und Administratoren zu erhalten.

b. Führen Sie die Befragungen durch und sammeln Sie umfassende Rückmeldungen, insbesondere zu den aktuellen Schwächen und den gewünschten Verbesserungen.
Nutzungsanalyse:

a. Implementieren Sie Analysetools im bestehenden LMS, um das Nutzerverhalten und die Nutzungsmuster zu überwachen.

b. Analysieren Sie die gesammelten Daten, um Engpässe und Probleme zu identifizieren.
Benchmarking und Expertenbewertung:

a. Vergleichen Sie die Leistung Ihres aktuellen LMS mit anderen in Ihrer Branche oder vergleichbaren Unternehmen.

b. Konsultieren Sie interne oder externe E-Learning-Experten, um deren Einschätzungen zur Wirksamkeit des LMS zu erhalten.
Bedarfsanalyse für fehlende Funktionen:

a. Arbeiten Sie eng mit den verschiedenen Abteilungen in Ihrem Unternehmen zusammen, um die spezifischen Anforderungen und Wünsche für ein neues LMS zu ermitteln.

b. Führen Sie eine Gap-Analyse durch, um festzustellen, welche Funktionen fehlen, um die identifizierten Anforderungen zu erfüllen.
Pilotprojekte:

a. Starten Sie kleine Pilotprojekte, um zu testen, ob zusätzliche Funktionen, wie eine Learning Experience Plattform (LXP ) oder Qualifikationsmanagement, tatsächlich einen Mehrwert bieten.

b. Sammeln Sie Feedback von den Teilnehmern der Pilotprojekte.
Datenbewertung und -dokumentation:

a. Priorisieren Sie die gesammelten Informationen anhand von Kriterien wie Dringlichkeit und Relevanz.

b. Erstellen Sie detaillierte Berichte und Dokumentationen, die die Ergebnisse Ihrer Analysen und Evaluierungen zusammenfassen.

c. Kommunizieren Sie die gesammelten Erkenntnisse und geplanten Maßnahmen transparent an alle beteiligten Stakeholder.

Diese Schritte bilden eine umfassende Methode zur Evaluierung und Planung eines LMS-Austauschs. Jeder Schritt erfordert eine sorgfältige Dokumentation und Koordination, um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich verläuft und die Bedürfnisse Ihres Unternehmens erfüllt werden.

Im Anschluss beschäftigen Sie sich mit der LMS-Auswahl und Implementierung. Berücksichtigen Sie dabei Qualitätskriterien für Learning Management Systeme.

Evaluierung und Planung des LMS-Austauschs

Durch die Verknüpfung verschiedener Methoden mit ihren spezifischen Zielstellungen wird es einfacher, den Nutzen und die Bedeutung jeder Methode im Kontext des LMS-Austauschs zu verstehen.

Bewährte Methoden

Die folgenden Methoden haben sich zur Informationserhebung bewährt:

Brainstorming
SWOT-Analyse
Nutzer- und Stakeholder-Interviews
Bedarfsanalyse-Workshop
Nutzer-Feedback-Umfragen

Wir stellen diese Methoden und die Vorgehenweise dabei kurz vor:

1. Brainstorming:

Beim Brainstorming handelt es sich um eine kreative Methode, bei der Teilnehmer Ideen, Vorschläge und Bedenken zur Verbesserung des LMS frei äußern können.

Ziel: Das Ziel des Brainstormings ist es, eine breite Palette von Ideen und Anregungen zur Verbesserung des aktuellen LMS zu sammeln. Dies hilft dabei, potenzielle Schwachstellen und zukünftige Anforderungen zu identifizieren und legt den Grundstein für die Planung des LMS-Austauschs.

Teilnehmerauswahl: Stellen Sie ein multidisziplinäres Team von Stakeholdern zusammen, die das LMS-Austauschprojekt maßgeblich beeinflussen oder nutzen werden. Dies kann Lernende, Ausbilder, IT-Experten und Führungskräfte einschließen.
Moderation: Ein Moderator leitet die Brainstorming-Sitzung. Die Rolle des Moderators ist es, die Teilnehmer zu ermutigen, Ideen ohne Einschränkungen oder Kritik zu äußern.
Ideen generieren: Die Teilnehmer werden aufgefordert, Ideen, Anregungen und Bedenken hinsichtlich des aktuellen LMS und des gewünschten zukünftigen LMS zu äußern. Dies kann in Form von Stichpunkten, Skizzen oder kurzen Aussagen erfolgen.
Ideen sammeln: Alle Ideen werden auf einer Tafel, einem Flipchart oder in einer digitalen Präsentation gesammelt, um von allen gesehen zu werden.
Diskussion und Kategorisierung: Nachdem alle Ideen gesammelt wurden, können die Teilnehmer gemeinsam über deren Relevanz und Umsetzbarkeit diskutieren. Ideen können kategorisiert werden, um Ähnlichkeiten zu erkennen.
Priorisierung: Schließlich werden die priorisierten Ideen und Vorschläge ermittelt. Die Teilnehmer stimmen ab oder verwenden andere Methoden, um die wichtigsten Ideen auszuwählen.
Dokumentation: Alle Ideen und Priorisierungen werden dokumentiert und dienen als Ausgangspunkt für die Planung des LMS-Austauschs.

2. SWOT-Analyse:

Die SWOT-Analyse dient dazu, die internen Stärken und Schwächen des aktuellen LMS sowie externe Chancen und Bedrohungen zu identifizieren.

Zielstellung in Bezug auf den Austausch des LMS: Das Ziel der SWOT-Analyse ist es, ein umfassendes Verständnis für die aktuelle Situation des LMS zu gewinnen und die Grundlage für die strategische Planung des LMS-Austauschs zu schaffen. Sie hilft dabei, die internen und externen Faktoren zu berücksichtigen, die den Erfolg des Projekts beeinflussen können.

Sammeln von Informationen: Beschaffen Sie Informationen über Ihr aktuelles LMS, einschließlich seiner Funktionen, Nutzererfahrungen und Performance. Analysieren Sie auch die Trends und Entwicklungen in der Branche.
Stärken identifizieren: Ermitteln Sie die Stärken Ihres aktuellen LMS. Dies könnten benutzerfreundliche Funktionen, bewährte Lehrmethoden oder effektive Support-Ressourcen sein.
Schwächen identifizieren: Analysieren Sie die Schwächen Ihres aktuellen LMS. Dies können technische Probleme, mangelnde Benutzerfreundlichkeit oder unzureichende Funktionalität sein.
Chancen erkennen: Identifizieren Sie externe Chancen, die sich aus den aktuellen Entwicklungen in der Bildungs- und Technologiebranche ergeben könnten. Dies könnten neue Lernmethoden oder aufkommende Technologien sein.
Bedrohungen erkennen: Identifizieren Sie externe Bedrohungen, die sich auf Ihr aktuelles LMS auswirken könnten. Dies können Sicherheitsrisiken, sich ändernde Vorschriften oder den Wettbewerb um Ressourcen und Aufmerksamkeit umfassen.
Zusammenfassung: Fassen Sie die Ergebnisse in einer SWOT-Matrix zusammen, die die identifizierten Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen darstellt.

3. Nutzer- und Stakeholder-Interviews:

Interviews mit Nutzern und Stakeholdern ermöglichen es, gezielt Informationen, Meinungen und Anforderungen zu sammeln.

Zielstellung: Das Ziel von Nutzer- und Stakeholder-Interviews besteht darin, tiefergehendes Verständnis für die Bedürfnisse und Erwartungen der Beteiligten zu gewinnen. Diese Interviews bieten Einblicke in spezifische Anforderungen, die in die Planung des LMS-Austauschs einfließen sollten.

Teilnehmerauswahl: Identifizieren Sie Schlüsselpersonen, die für das Projekt relevant sind, wie Lernende, Ausbilder, Administratoren und IT-Experten.
Fragen entwickeln: Erstellen Sie strukturierte Fragen oder Leitfäden, die auf die spezifischen Anforderungen und Erwartungen der jeweiligen Gruppen abzielen.
Durchführung der Interviews: Führen Sie die Interviews persönlich, per Telefon oder per Videokonferenz durch. Bitten Sie die Teilnehmer um ehrliches Feedback.
Aufzeichnung und Analyse: Zeichnen Sie die Antworten auf und analysieren Sie sie. Identifizieren Sie wiederkehrende Themen, Bedenken und Prioritäten.
Dokumentation: Erstellen Sie einen umfassenden Bericht, der die Ergebnisse der Interviews zusammenfasst, und betonen Sie die wichtigsten Erkenntnisse und Empfehlungen.

4. Bedarfsanalyse-Workshops:

Workshops zur Bedarfsanalyse bringen Vertreter aus verschiedenen Abteilungen und Gruppen zusammen, um ihre spezifischen Anforderungen für das neue LMS zu ermitteln.

Ziel der Bedarfsanalyse-Workshops ist es, die unterschiedlichen Anforderungen und Wünsche der Stakeholder zu identifizieren und in Gruppen zu kategorisieren. Dies ermöglicht eine bessere Strukturierung und Priorisierung der Anforderungen und bildet die Grundlage für die Gestaltung des neuen LMS.

Lassen Sie sich bei der Erhebung der Anforderungen von einem praxiserprobtem Tool unterstützen.

Teilnehmerauswahl: Laden Sie Vertreter aus verschiedenen Abteilungen und Gruppen ein, die das LMS nutzen oder davon betroffen sind.
Workshop-Moderation: Ein Moderator leitet den Workshop und stellt sicher, dass er strukturiert und zielführend verläuft.
Anforderungen sammeln: Diskutieren Sie die spezifischen Anforderungen jeder Gruppe und Abteilung, indem Sie Fragen stellen und Anregungen sammeln.
Kategorisierung: Ordnen Sie die gesammelten Anforderungen und Wünsche in Kategorien an, um Gemeinsamkeiten und Unterschiede zu identifizieren.
Priorisierung: Bitten Sie die Teilnehmer, die Priorität bestimmter Anforderungen festzulegen, um die wichtigsten herauszufiltern.
Zusammenfassung: Erstellen Sie eine Zusammenfassung der Workshop-Ergebnisse und dokumentieren Sie sie.

5. Nutzer-Feedback-Umfragen:

Nutzer-Feedback-Umfragen sind ein Instrument zur systematischen Erfassung von Meinungen und Erfahrungen der Lernenden und Nutzer des Lenmanagementsystems.

Zielstellung: Das Ziel von Nutzer-Feedback-Umfragen besteht darin, das konstruktive Feedback der Benutzer zu sammeln, um die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz des aktuellen LMS zu bewerten. Dies hilft, Schwächen zu identifizieren und die Planung des LMS-Austauschs zu informieren.

Umfrageerstellung: Erstellen Sie eine strukturierte Umfrage mit Fragen zur Benutzerfreundlichkeit, zur Erfüllung der Lernziele und zu gewünschten Verbesserungen.
Verteilung der Umfrage: Verteilen Sie die Umfrage an alle relevanten Nutzergruppen, indem Sie sie per E-Mail versenden oder über das LMS bereitstellen.
Datenanalyse: Sammeln und analysieren Sie die Umfrageantworten. Identifizieren Sie Trends und Muster im Feedback.
Berichterstattung: Erstellen Sie einen Bericht, der die Umfrageergebnisse und Empfehlungen zusammenfasst.

Zusammenfassung

Der Austausch eines LMS ist eine anspruchsvolle, aber notwendige Aufgabe. Die richtige Planung und die Auswahl geeigneter Methoden sind entscheidend für den Erfolg des Projekts.

Bewährte Methoden sind beispielsweise

Brainstorming
SWOT-Analyse
Nutzer- und Stakeholder-Interviews
Bedarfsanalyse-Workshop
Nutzer-Feedback-Umfragen

Unternehmen sollten ihre spezifischen Anforderungen und Ziele sorgfältig bewerten und sicherstellen, dass das neue LMS diese optimal unterstützt.

Nachdem die Evaluierung und Planung abgeschlossen sind, können Sie sich auf die LMS-Auswahl und Implementierung konzentrieren. Dabei sollten Sie Qualitätskriterien für Learning Management Systeme berücksichtigen.

Um sicherzustellen, dass das gewählte System Ihren Anforderungen entspricht, ist eine Testinstallation die beste Option. Damit lassen sich Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Sicherheit, Integration von Lehrinhalten, Support und Schulungsmöglichkeiten faktenbasiert prüfen.

Außerdem sind die Vor- und Nachteile der Hosting-Optionen zu berücksichtigen.

Die Implementierung sollte sorgfältig geplant werden, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. Dies schließt die Migration von Daten, Schulung der Mitarbeiter und Benutzerakzeptanztests ein. Dafür ist das Dienstleistungs-Angebot des LMS-Anbieters relevant.

Checkliste LMS-Austausch

1. Anforderungsliste

Erstellen Sie eine umfassende Liste der Anforderungen, die Ihr neues LMS erfüllen muss. Berücksichtigen Sie technische, pädagogische und unternehmensspezifische Kriterien.

Lesen Sie auch "Wie definiere ich Anforderungen des künftigen LMS?" - mit kostenlosem Tool zur Erstellung eines Anforderungskatalogs"

2. Zeitplan

Entwickeln Sie einen detaillierten Zeitplan für den gesamten Austauschprozess, um eine reibungslose Umstellung sicherzustellen.

3. Budgetplanung

Ermitteln Sie alle Kosten im Zusammenhang mit dem LMS-Austausch und erstellen Sie ein Budget.

Lesen Sie auch "Was kostet ein LMS? " mit vielen nützlichen Hinweisen zur Kosten- und Nutzenanalyse

4. Kommunikationsstrategie

Entwickeln Sie eine klare Kommunikationsstrategie, um alle relevanten Parteien über den Prozess zu informieren.

Über uns

Seit 1998 ist SoftDeCC ein enger Partner führender Trainingszentren und Akademien. Daher verfügen wir über einen einzigartigen Erfahrungsschatz im Umgang mit immer neuen Anforderungen.

Unser Learning Management System ist darauf ausgelegt, sich an individuelle Corporate Learning Prozesse anzupassen und immer neuen Herausforderungen zu begegnen. Mehr erfahren...